راهنمای خرید سیستمهای مدیریت اطلاعات سازمانی
همانطور که میدانیم ، در حال حاضر چندین نوع مختلف از نرم افزارهای مدیریت اطلاعات سازمانی که توسط صدها شرکت مهندسی نرم افزار طراحی و تولید شده اند قابل دستیابی است. هر کدام از این بسته های نرم افزاری با برچسب های مختلفی به مشتریان ارائه میگردند. نرم افزارهای یکپارچه ، سیستمهای یکپارچه اطلاعات سازمانی، نرم افزارهای MIS، نرم افزارهای ERP، نرم افزارهای مدیریت فروشگاهی، سیستمهای جامع مالی اداری و ... تمامی این بسته های نرم افزاری در عین تفاوتهایی که با هم دارند اهداف یکسانی را نیز دنبال می کنند... (در این خصوص بیشتر بخوانید : دلایل خرید نرم افزارهای سازمانی)
برای خرید و استفاده از نرم افزار ، ابتدا می بایست اطلاعات دقیقی از کسب و کار خود یا سازمان و شرکت خود داشته باشید. اندازه کسب و کار شما (خرد ، کوچک و در حال توسعه ، متوسط ، بزرگ) و نوع فعالیت آن (خصوصی، دولتی، نیمه دولتی، موسسه و ...) تا حد زیادی دسته انتخابی از نرم افزارها برای شما را محدود خواهد کرد.
اما پارامترهای اساسی جهت انتخاب و خرید یک نرم افزار مناسب چیست؟
1 – مشخصات فنی
مشخصات فنی و تکنولوژی ساخت نرم افزار یکی از مهمترین و متاسفانه مهجورترین شاخصه های مورد بررسی در خرید یک نرم افزار یکپارچه سازمانی است. هر چه نرم افزارهای مورد بحث در هنگام طراحی و ساخت از تکنولوژی بالاتری سود برده باشد ، چالش ها و محدودیت های عملیاتی کمتری نیز در هنگام استفاده از آنها متوجه کاربران و مدیران خواهد بود. تکنولوژی و روشهای ساخت سیستمهای نرم افزاری البته مسائل دیگری نیز همچون سرعت، دقت پردازش ها، نگهداری و تجمیع اطلاعات را نیز تحت تاثیر خود قرار خواهد داد. پس ابتدایی ترین سوالات در مواجهه با نرم افزارهای سازمانی این است که با چه پلتفرمی ساخته شده است؟ بانک اطلاعاتی آن از چه نوعی است؟ قابلیت انعطاف و سفارشی سازی دارد یا خیر؟ همه این سوالات و بررسی هایی شبیه به این شما را از درگیریها و سردردهای احتمالی در آینده نجات خواهد داد.
2 – مشخصات و قابلیت های کاربری
قابلیت ها و امکانات سیستمهای نرم افزاری در هر دسته ایی متفاوت از هم هستند. البته اشتراکاتی که ناشی از استاندارد سازی فرآیندهای کسب و کار در طی زمان هستند نیز در این بین یافت می شود. یکی دیگر از شاخصه های انتخاب و استفاده از سیستمهای نرم افزاری تطبیق قابلیت ها و امکانات آن نرم افزارها با خواست ها و اهداف مجموعه و همچنین دیدگاه ، نظرات و توانایی های کاربران و مدیران آن مجموعه یا سازمان است. در این بین میتوان با رویت ، بررسی و مقایسه نرم افزار یا نرم افزارهای مورد نظر از حیت قابلیتها و امکانات کاربری و گزارش دهی به نتیجه مناسب (که می تواند نسبی هم باشد) رسید.
3 – پشتیبانی،نگهداری،مشاوره
بهترین سیستمهای نرم افزاری بدون داشتن یک تیم مشاوره و پشتیبانی قوی در سمت شرکت توسعه دهنده نرم افزار ممکن است کارایی خود را در هر شرکت یا سازمانی از دست بدهد. در خصوص برخی از نرم افزارها که فرآیندها و روشهای آماده و پیش فرض را دنبال میکنند (همانند راهکارهای حوزه مالی و راهکارهای حوزه اداری) این نقش کمرنگ تر و در مورد برخی دیگر از نرم افزارها (همانند راهکارهای حوزه بازرگانی و راهکارهای تولیدی و صنعتی) که پیچیده تر و حساس تر هستند این نقش بسیار پر رنگ تر می شود. البته اشتباه نکنید؛ هر چه شرکت توسعه دهنده نرم افزاری بزرگتر و قدیمی تر و با تعداد بیشتر مشتریان باشد الزاما دارای پشتیبانی و خدمات مشاوره ایی بهتر نیست. بهترین راهکار برای رسیدن به پاسخ در این خصوص میتواند مراجعه و ارتباط با چند مشتری سابق و نیز بررسی سوابق کاری مسئولین و کارشناسان شرکتهای نرم افزاری باشد.
4 – قیمت و هزینه ها
بررسی قیمتی در حوزه نرم افزار حداقل در بازار ایران فرآیند بسیار مشکلی است. زیرا قیمت هر نرم افزار تاثیر گرفته از امکانات آن، نوع آن، تعداد زیر سیستمهای مورد نظر، مشخصات فنی و تکنیکی، سابقه و برندینگ شرکت نرم افزاری ارائه دهنده و ... هستند. به عنوان مثال ؛ شما میتوانید یک نرم افزار حسابداری را از قیمتهای کمتر از نیم میلیون تومان تا بیشتر از پانزده میلیون تومان و یک بسته کامل از نرم افزارهای مالی و بازرگانی را از کمتر از دو میلیون تومان تا بیشتر از یکصد میلیون تومان در بازار نرم افزار ایران بیابید. توجه به تمام شاخص های ذکر شده در بالا میتواند توجیه کننده این اختلاف های قیمتی در این بازار باشد. پس در بررسی های خود (با توجه به تمامی شاخص ها و پارامترهای ذکر شده در این مقاله) بهتر است اقدام به مقایسه بسته های نرم افزاری مشابه و هم سایز و هم دسته با هم بکنید تا به نتیجه مناسب برسید.
در بررسی های قیمتی، حتما میزان پشتیبانی و گارانتی نرم افزارها و هزینه های احتمالی آنرا نیز از فروشنده استعلام کنید. همچنین تعداد کاربران و ایستگاه های کاری قابل ارائه و قیمت اضافه کردن کاربر جدید (در صورتی که نرم افزار مورد بررسی شما با محدودیت کاربر ارائه می شود) را نیز جویا شوید.
نوشته : واحد امور مشتریان و فروش مهفا