8 دلیل برای خرید نرم افزارهای یکپارچه سازمانی|نرم افزار MIS
امروزه پیشرفت و گسترش تکنولوژی و فناوری اطلاعات باعث گسترش بازار و افزایش رقابت بین سازمان های مختلف و برنامه ریزی منابع سازمان شده است. در این شرایط سازمان هایی توانایی ماندن در عرصه رقابت را دارند که خود را با شیوه های جدید منطبق کرده و بتوانند نیازهای بازار را برآورده سازند. یکی از روش هایی که امروزه توسط بسیاری از سازمان ها مورد استفاده قرار میگیرد استفاده از انواع مختلف نرم افزار یکپارچه برنامه ریزی منابع سازمانی است. با توجه به اهمیت این موضوع در این مقاله به معرفی و بیان مفهوم MIS و سیستم برنامه ریزی منابع سازمان می پردازیم و دلایل اهمیت این مجموعه نرم افزاری را بیان خواهیم کرد.
نرم افزار MIS چیست؟
سیستم MIS یا مدیریت اطلاعات سازمانی، راه حل هایی هستند که وظیفه یکپارچگی فرایندهای مختلف سازمان را بر عهده دارد. نرم افزارهای MIS با ایجاد یک بستر یکپارچه مشترک باعث بهبود فرایندها و مدیریت منابع سازمان می شوند. همچنین این سیستمها با استفاده از تکنولوژی های جدید باعث افزایش سرعت و دقت در فرایندهای سازمان خواهند شد.
در نگاهی دیگر؛ سیستم اطلاعات مدیریتی که معمولاً به عنوان MIS خوانده می شود ، عباراتی است که از سه کلمه تشکیل شده است: مدیریت ، اطلاعات و سیستم. با نگاهی به این سه کلمه ، به راحتی می توان سیستم های اطلاعات مدیریت را به عنوان سیستم هایی که اطلاعات را به مدیریت ارائه می دهند تعریف کرد. همین تعریف ساده از MIS است که به طور کلی خلاصه می کند که یک سیستم اطلاعات مدیریت چیست و چه کاری باید انجام دهد. به همین دلیل نقش و تأثیر آن در عملکرد شفاف و موفق یک شرکت هرگز نمی تواند مورد انکار قرار گیرد. به همین دلیل است که استفاده از این دسته های نرم افزاری روز به روز همه گیرتر و الزامی تر می گردد.
دقیقا به همین دلایل که در بالا ذکر شد ؛ دفتر رسمی آمار کشور آمریكا پیش بینی كرده است كه تا سال 2024 ؛ متخصصان MIS و به ویژه سرپرستان و توسعه دهندگان پایگاه داده باید در مقایسه با سایر مشاغل دیگر انتظار بالاترین رشد شغلی را داشته باشند.
8 دلیل مهم برای خرید نرم افزار MIS چیست؟
در قسمت قبل تعریف جامعی از نرم افزارهای جامع و یکپارچه را ارائه دادیم ، در این بخش به بیان دلایل مهم برای خرید نرم افزار مدیریت و برنامه ریزی اطلاعات سازمان می پردازیم.
مزایا و ویژگی های زیر را می توان دلایل اصلی خرید نرم افزار MIS در یک سازمان معرفی کرد :
- یکی از مهم ترین و اصلی ترین دلایل خرید نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ایجاد یکپارچگی در فرآیندهای کسب و کار سازمان است. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان به دلیل داشتن ویژگی های خاص ، باعث افزایش یکپارچگی در تمام وظایف و حوزه های مختلف سازمانی خواهد شد.
- ایجاد فرصت های لازم برای تغییرات در جهت مثبت را می توان یکی دیگر از دلایل مهم برای خرید نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان به شمار آورد.
- اشتراک داده‌های سازمان یکی دیگر از دلایل خرید نرم افزار های برنامه ریزی منابع سازمان است. نرم افزارهای یکپارچه سازمانی؛ یک ساختار مدیریتی بهتر و کامل تر ایجاد می کنند ، زیرا تصمیم گیری به لطف دستیابی بهتر به اطلاعات از بخش های مختلف شرکت آسانتر خواهد شد. در اصل ، برنامه ها و اطلاعات مورد استفاده واحد ها و دپارتمان های مختلف ، با هم ادغام شده و در یک بستر واحد در شبکه داخلی شرکت قابل دسترسی است.
- یکی دیگر از دلایل مهم برای خرید نرم افزار MIS تهیه و تولید اطلاعات مورد نیاز سازمان و دسترسی به آن در زمان مورد نیاز است. نگهداری اطلاعات در تمامی حوزه های مالی، اداری، بازرگانی و صنعتی به مدت زمان نامحدود از مهمترین ویژگی های نرم افزارهای یکپارچه مدیریت سازمانی است.
- یکی از دلایل بسیار مهم برای خرید نرم افزار MIS صرفه جویی و کاهش در هزینه های سازمان است که تاثیر بسیاری در افزایش کارایی و بازدهی سازمان دارد. از نگاه مدیریت مالی، نرم افزارهای یک سازمان یا شرکت جزو دارائی های آن شرکت هستند و نه هزینه های شرکت.
- برنامه ریزی های استراتژیک در سازمان به مجموعه ای از فرآیندها گفته می شود که در جهت ارزیابی نیازهای سازمان ، منابع و تشخیص اهداف مورد استفاده قرار می گیرد. از ویژگی های مهم MIS پشتیبانی از این برنامه های استراتژیک در سازمان است.
- از ویژگی های دیگر نرم افزارهای MIS بهبود عملکردهای عملیاتی سازمان است که می توان یکی از دلایل مهم برای خرید نرم افزار برای سازمان در نظر گرفت. با استفاده از یک نرم افزار دقیق و قدرتمند و با بهره گیری از مدیریت اطلاعات ، میزان کارها و وظایف افراد سازمان در یک مدت زمان مشخص به شکل قابل توجهی بیشتر و بهینه تر خواهد شد.
- استفاده از نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمان باعث کاهش زمان پاسخگویی به مشتریان و رفع نیازهای ایشان خواهد شد ، در نتیجه رضایت و حمایت بیشتر مشتری را به همراه خواهد داشت.
با توجه به توضیحاتی که در مورد نرم افزار MIS دادیم امیدواریم با اهمیت این نرم افزار در سازمان آشنا شده باشید و با توجه به نوع مجموعه و کسب و کار خود و همچنین با مقایسه نرم افزارهای طراحی و تولید شده توسط شرکت های مختلف ، نرم افزار مناسب سازمان خود را شناسایی و برای بهبود فرآیندهای سازمان خود از آن استفاده کنید.
گردآوری و نوشته : واحد آموزش مهفا