مروری بر نحوه معرفی سرفصلهای حساب بصورت n سطحی در نرم افزار حسابداری مالی مهفا
با توجه به قابلیت نامحدود سازی کدینگ حسابداری در سیستم حسابداری مالی مهفا که جزو امکانات منحصر به فرد مهفا در این حوزه میباشد ، قصد داریم در نوشتار فوق به بررسی نحوه این عملکرد بپردازیم.
همانطور که میدانیم کدینگ حسابداری بصورت استاندارد در سطوح اولیه خود به بخشهای گروه ، کل و معین تقسیم بندی می گردد. این قسمتها گرچه استاندارد مورد قبول واقع شده اکثر حسابداران و مدیران مالی را در خود دارد ، لیکن در برخی از جزئیات و چینش سرفصلها میتواند متفاوت باشد که البته این امر نشات گرفته از نوع فعالیت سازمان (تجاری، صنعتی، خدماتی، پیمانکاری و ...) است. پس بر روی سطوح اولیه کدینگ معمولا تمامی نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار ایران یک رویه مشخص و تقریبا یکسان ارائه می نمایند. در نرم افزار حسابداری مهفا نیز رویه در این خصوص به همین صورت گنجانده شده است که البته با ظاهر درختواره ایی خود شمایل سهل تر و دسترسی ساده تری را ارائه مینماید.
تفاوت اصلی از قسمت تفصیلی ها رخ میدهد. ابتدا "گروه های تفصیلی" را معرفی می نماییم. این گروه ها میتواند به عنوان مثال شامل گروه های نقد و بانک، طرفهای تجاری، پرسنل، مراکز هزینه و پروژه و ... باشند. امکان مشخص کردن "بازه قابل ثبت کد تفصیلی" در هر گروه نیز وجود دارد که هر چند استفاده از آن الزامی نیست ، لیکن در صورت تمایل به استفاده پیشنهاد می گردد با دقت نظر و آینده نگری اعمل شود.
پس از معرفی گروه های تفصیلی ، میبایست تفصیلی های هر گروه را در فرم "معرفی تفصیلی مستقل" تعریف کنیم. همانطور که از نام این بخش مشخص است ، تمام تفصیلی ها منفک از اینکه مربوط به چه قسمت یا سطحی از کدینگ خواهند بود بعنوان آیتم مستقل معرف می گردند. البته امکان انتخاب تفصیلی ها از زیر سیستمهای دیگر بصورت تک تک یا دسته ایی نیز وجود دارد. به عنوان مثال میتوانیم تمامی پرسنل ثبت شده در زیر سیستم پرسنلی مهفا را به یکباره یا تک تک انتخاب نموده و بعنوان یک تفصیلی حساب بصورت یکپارچه با نرم افزار پرسنلی با سهولت کامل و به سرعت ثبت کنیم. جهت این امر ؛ آیتم "انتخاب از زیر سیستمها" در فرم تفصیلی مستقل قرار داده شده است.
توجه داشته باشید که عنوان مجزایی برای مراکز هزینه و پروژه در سیستم حسابداری مهفا وجود ندارد ؛ زیرا مرکز هزینه و پروژه ها نیز جزو تفصیلی ها بوده و در گروهی با همین عنوان که در قسمت معرفی گروه های تفصیلی تعریف کرده اییم قرار می گیرند. ارتباط تفصیلی های مراکز هزینه با معین یا تفصیلی های جزء بیانگر رفتار و اثر آن تفصیلی در کدینگ حسابداری خواهد بود.
در انتها ، فرم ارتباط جهت مرتبط کردن تفصیلی های مستقل با کدینگ حساب و کامل کردن سرفصل حساب قرار داده شده است. در این قسمت که بصورت درختی پیاده سازی شده است، میتوانیم هر یک از تفصیلی ها را به معین یا تفصیلی های دیگر مرتبط کنیم. با این کار سطوح تفصیلی خود را به 4 سطح، 5 سطح، 6 سطح و ... تا نامحدود سطح حساب خواهیم رساند.
هر چه حساب ریز تر شود شاید در نگاه اول کدینگ را حجیم و بزرگ نشان دهد ، لیکن گزارشات و اسناد حسابداری دقیق تر و کاملتری را نیز به همراه خواهد داشت. تفصیلی ها دارای کد منحصر به فرد خواهند بود و کاملا شناور میتوان یک تفصیلی را به چندین معین یا تفصیلی دیگر و حتی در سطوح متفاوت از هم ارتباط داد.
در خصوص نحوه گزارشگیری های بعدی ابدا نگران نباشید ، زیرا این امر بسیار ساده تر از آنچه فکرش را بکنید توسط سیستم حسابداری مالی مهفا که احتمالا جزو بهترین نرم افزار های حسابداری ایرانی است قابل دستیابی است. در آینده سعی خواهیم کرد به مبحث گزارشات نرم افزار حسابداری نیز بپردازیم.
تهیه و تنظیم : واحد آموزش مهفا