چه نرم افزاری برای کسب و کار شما با توجه به اندازه سازمان تان مفید است ؟
یکی از معضلات صنعت نرم افزار در ایران ، بخصوص در رده ی نرم افزارهای مالی و اداری تعدد و تنوع فراوان این محصولات است که با اسامی و برندهای مختلف در ایران فعالیت می کنند. این محصولات در گستره ی قیمتی متفاوت از چند صد هزار تومان تا چند ده میلیون تومان در بازار ایران فعالیت می کنند. و تمامی آنها نیز نرم افزارهای یکپارچه سازمانی ، یا نرم افزارهای مالی و اداری بازرگانی و صنعتی نام گذاری میشوند .
این معضل برای خریداران نرم افزار معضل پنهانی اما بسیار بزرگی ست. خیلی ها با مراجعه به اولین سیستم نرم افزاری ارزان تر که احتمالا صاحب نام نیز هست، خرید خود را انجام می دهند. بی خبر از اینکه بهترین نرم افزار حسابداری، بهترین نرم افزار فروش و ... زمانی "بهترین" خواهند بود که متناسب با پارامتر هایی از جمله؛ سایز سازمان شما، نیاز سازمان شما، و رفتارها و فرآیند سازمان شما باشد.
در این مقاله قصد داریم نرم افزارها را از لحاظ متناسب بودن با سایز سازمان ها برررسی نماییم . در ایران سه دسته نرم افزار از لحاظ اندازه و سایز داریم :
1- نرم افزارهای ویژه کسب و کارهای کوچک (small business )
2- نرم افزارهای ویژه کسب و کارهای متوسط (Medium Business)
3- نرم افزارهای ویژه کسب و کارهای بزرگ (Enterprise Business)
نرم افزارهای ویژه کسب و کارهای کوچک (small Business)
منظور ما از کسب و کارهای کوچک ، کسب وکارهایی ست که غالبا از نیروی انسانی کمتری بهره می برند . فروشگاه های کوچک ، رستوران ها ، سوپر مارکت ها و بنگاه های خدماتی کوچک در سطح شهر .
این کسب و کارها معمولا کمتر از 10 نفر می باشند . حجم تراکنش های مالی آنان کم است و پیچیدگی زیادی در ارائه خدمات و محصولات خود به مشتریان خود ندارند . روال های کاری آنان غالبا تغییری نخواهند داشت و معمولا یک نفر از بیرون یا داخل سازمان کلیه عملیات مالی آنان را اعم از حسابداری ، دریافت و پرداخت ، ورود اطلاعات و ... را انجام می دهد .
نرم افزار مناسب برای این دسته از کسب و کارها ، پکیج هایی ست که کلیه عملیات مالی را در حسابداری و انبار و فروش و دریافت و پرداخت را در یک بسته نرم افزاری صورت می دهند . نرم افزارهای فروشگاهی ، رستورانی انتخاب مناسب برای این دسته از کسب و کارهاست. که اتفاقا بخش زیادی از بازار نرم افزار ایران را همین دسته از محصولات پر کرده اند.
نرم افزارهای ویژه کسب و کارهای متوسط (Medium Business)
کسب و کارهای متوسط تقریبا به آن دسته از کارگاه ها ، کارخانه های تولیدی می گویند که بخش های سازمانی در آن ، هر یک وظیفه مخصص خود را دارند . واحد حسابداری و مالی غالبا موارد مربوط به سند های مالی و دریافت و پرداخت و حقوق و دستمزد را انجام می دهند . چرخه فروش نیز با نرم افزار انبار و نرم افزار فروش صورت می گیرد . موارد مربوط به خدمات پس از فروش نیز با نرم افزارهای خدمات پس از فروش .
از طرفی دیگر و در محیط کارخانه نیز نرم افزارهای انبار ، نرم افزار برنامه ریزی تولید ، برنامه ریزی مواد و کنترل تولید، نرم افزار کنترل کیفیت و نرم افزار نگهداری و تعمیرات درگیر هستند . سفارش مشتریان پس از ثبت در سیستم فروش وارد چرخه های تولید می شوند تا از طریق نرم افزارهای تولید مدیریت و کنترل شوند .
به این خانواده نرم افزارها نیز ، سیستم های کمکی دیگر از جمله نرم افزار اتوماسیون اداری جهت تسهیل در امر مکاتبات ، نرم افزار مدیریت جلسات ، نرم افزار منابع انسانی ، نرم افزار CRM جهت مدیریت امور مشتریان و ... نیز فعالیت می کنند .
سازمان هایی که در این اندازه هستند معمولا بالای 100 نفر پرسنل دارند ، واحد اداری و مالی آنان نیز بین 15 تا 20 نفر فعال هستند و مسئولیت ها بین افراد مختلف تقسیم می شود . واحد حسابداری ، خزانه و حقوق و دستمزد در عین اینکه با هم در ارتباط اطلاعاتی قراردارند مجزا از یکدیگر کار می کنند . و البته ماژول های نرم افزاری آنان نیز بصورت جداگانه می باشد .
سیستم هایی که برای این دسته از کسب و کارها مناسب است ، معمولا بصورت ماژولار ارائه میگردند . یعنی یک فایل اجرایی مجزا برای نرم افزار حسابداری ، یک فایل اجرایی مجزا برای نرم افزار تولید، فروش اتوماسیون و ... . این در حالی ست که تمامی این نرم افزار ها با یکدیگر تبادل اطلاعاتی دارند .
نرم افزارهایی که در این دسته از کسب و کارها مناسب هستند معمولا مجهز به امکان گزارش ساز برای ساخت گزارش های به دلخواه مشتریان ، فیلد ساز جهت ساخت فیلد های اطلاعاتی در هر یک از فرمها می باشند . علاوه بر اینها شما در این دسته از نرم افزار ها می توانید روند کاری خود را ایجاد و نرم افزار ارجاعات هر یک از فرم ها را مطابق با فرآیند شما صورت دهد .
لازم بذکر است محصولات نرم افزاری مهفا در این بخش از کسب و کارها بیشتر فعالیت می نماید .
نرم افزارهای ویژه کسب و کارهای بزرگ (Enterprise Business)
این دسته از کسب و کارها معمولا برای شرکتهای دولتی ، پیمانکاران دولتی و ... می باشد . تعداد پرسنل در این مدل از کسب و کارها بالای 500 نفر می باشد . سیستم ها و نرم افزارها در این بخش از کسب و کارها بهتر است سفارشی باشد . چرا که حجم تغییرات آنقدر زیاد است که با ارائه یک بسته نرم افزاری خاص نیاز ها و چرخه های کاری فراهم نمی شود . اگر هم بشود کاربران این سیستم ها در این بخش از بازار بخشی از نیازهای خود را معمولا نادیده می گیرند. در مقالات آینده بیشتر به روندهای کاری هر یک از این سه سایز از کسب و کارها خواهیم پرداخت .
نوشته شده در واحد امور مشتریان و فروش مهفا