بهترین نرم افزار حسابداری چه ویژگی هایی باید داشته باشد ؟

• عدم ایجاد محدودیت در تعریف سطوح حساب

یکی از مهمترین ویژگیها در یک نرم افزار حسابداری پیشرفته تعریف نامحدود سطح تفصیلی در کدینگ حسابداری می باشد. این ویژگی باعث می شود تا مدیران مالی بتوانند کلیه تراکنش های مالی سازمان خود را به دسته های کوچک تری دسته بندی کنند . در نرم افزارهای کوچکتر (مثلا سیستم های با کارکرد فروشگاهی) و یا نرم افزارهای قدیمی تر ، معمولا تعریف سطوح حسابداری بصورت محدود صورت میپذیرد که این امر باعث می شود نتوان در اتفاقات مالی یک سازمان وارد جزئیات و ریزترین نوع اسناد شد و مجبور به نگهداری و مدیریت تراکنش های مالی بصورتی کلی تر می شوید .

بعنوان مثال در شرکتهای پیمانکاری و پروژه ای محور که کلیه ی حسابها نیاز به ریز شدن در سطوح پایین تر را دارند این قابلیت کمک بسیار زیادی به مدیریت مالی آن سازمان خواهد کرد . هر چند ممکن است ریز شدن در سطوح تفصیلی باعث شود طول کد حساب افزایش یابد و تنظیم و ثبت سند در نگاه نخست پیچیده تر شود (که البته در واقعیت اینطور نیست) اما بهترین نرم افزار حسابداری ، نرم افزاری ست که گزارشات دقیق تر و کامل تری ارائه بدهد و تمامی اطلاعات جزئی و کلی یک سازمان را مدیریت نماید.

• قابلیت ایجاد ارتباط یکپارچه با سایر زیر سیستمها

بدیهی ست در نرم افزارهای کوچک فروشگاهی و رستورانی تمامی نرم افزارهای سازمانی در یک پکیج ارائه می شوند و یک کاربر ممکن است هم زمان با نرم افزار های انبار ، خزانه و فروش تحت یک فایل اجرایی (exe)  کار کند .هدف بیشتر این مقاله در خصوص سیستم های بزرگتری ست که هر یک از بخش های سازمان فقط با سیستم خود کار می کنند . بنا براین ارتباط یکپارچه سیستم مالی با نرم افزار های دیگر از جمله انبار ، فروش ، سیستم های صنعتی و ... بعنوان انتهای یک فرآیند سازمانی جهت ثبت خودکار اسناد بسیار اهمبت دارد .

بهترین نرم افزار حسابداری قطعا نرم افزاریست که در انتقال اطلاعات و چرخش اطلاعات بین خود و سایر زیر سیستم ها دچار اشکالاتی از جمله مفقودی اطلاعات ، تاخیر در ورود اطلاعات یا ثبت های ناشی از اشتیاهات کاربری نشود .

• سرعت بهینه در آنالیز و ارائه گزارشات

سازمانی را در نظر بگیرید که روزانه بیش از 500  سند حسابداری را ثبت می کند . این سازمان ماهانه بیش از 12 هزار سند ثبت کرده و در یک سال مالی بیش از 150 هزار سند که هر کدام ممکن است شامل ارتیکل های متعدد نیز باشد . حال در نظر بگیرید برای دریافت یک گزارش ساده چه میزان اطلاعات باید توسط سیستم در بانک اطلاعاتی پردازش شود . از اینجاست که یک نرم افزار حسابداری خوب قطعا باید سزعت بهینه در ارائه گزارشات داشته باشد . از عواملی که سزعت پردازش یک نرم افزار را تحت تاثیر قرار می دهند ، امکانات و قابلیت های بانک اطلاعاتی و شیوه های برنامه نویسی و پیاده سازی سیستم می باشد .

• امکان انتقال و کپی اطلاعات بین شرکت ها

این امکان در حقیقت ویژه شرکت های هولدینگ محور می باشد . شرکتهایی که به طور مجزا کار می کنند اما اطلاعات آنها در هر کدام قسمت ها ممکن است مشترک باشد . این اطلاعات میتواند شامل سند های مشترک و تراکنش های مالی مشترک باشد . یک نرم افزار حسابداری خوب باید امکان انتقال اطلاعات بین شرکتها را به راحتی مدیریت نماید و این پروسه را بدون خطای انسانی و صرف زمان زیاد صورت دهد .

•  امنیت بالا

بهترین نرم افزار حسابداری ، امن ترین نرم افزار حسابداری ست . این بحث بسیار مفصل و طولانی ست اما در نگاهی کلی این امنیت شامل انواع دسترسی ها ، قابلیت نگهداری اطلاعات حذف شده ، رهگیری سوابق تغییرات در هر قسمت از سیستم و ... می باشد .

بهترین نرم افزار حسابداری ، در حقیقت نرم افزاری ست که برای هر مدل از تغییرات بتواند سطوح دسترسی تعریف نماید . این سطوح دسترسی جهت رویت ، ویرایش ، چاپ و حتی ورود اطلاعات می باشد . بطور کلی سطوح امنیتی در بهترین حالت خود به دو دسته تقسیم میشوند : تعیین حدود اختیارات بر روی اجزای کاربری (نمایش، ثبت جدید، ویرایش، حذف، چاپ) و تعیین حدود اختیارات بر روی اطلاعات.

برای توضیح تعیین حدود اختیارات امنیتی بر روی اطلاعات به این مثال توجه کنید : تصور کنید از بین کارشناسان واحد مالی یک سازمان برخی نباید بتوانند سندهای با مبلغ بالاتر از A  ریال را ثبت نمایند. یا در عین این حالت که اجازه ثبت و ویرایش کلی اسناد برای آنها صادر شده است ، ولیکن نتوانند سندهای یک کد حساب خاص را ثبت و ویرایش نمایند .

• ارائه گزارشات تحلیلی علاوه بر گزارشات عادی

تمامی سیستمهای نرم افزاری کوچک و بزرگ موجود در بازار ایران دارای گزارشات روتین حسابداری مانند گزارشات دفاتر، مانده حساب و ... هستند. لیکن بهترین نرم افزار های حسابداری علاوه بر این گزارشات ، ارائه دهنده گزارشات تحلیلی حسابداری همچون گزارشات آنالیز حساب، دفاتر قانونی، مرور حساب، گزارشات نموداری و... نیز هستند. در بنگاه های اقتصادی متوسط و بزرگ دارا بودن و دریافت این گزارشات تحلیلی بسیار بسیار مهم و کارساز خواهد بود و اهمیت این موضوع فارغ از کتمان است.

نوشته : ایمان رفیعی ،واحد امور مشتریان مهفا