چرا استفاده از اتوماسیون های اداری اجتناب ناپذیر شده است؟
با فراگیر شدن استفاده از تکنولوژی، لازم است تا به سرعت تمامی شرکتهای خرد ، کوچک و بزرگ فرآیندهای خود را به صورت خودکار انجام داده و مدیریت نمایند. با تمرکز بر توسعه خدمات آنلاین و عملیات تجارت الکترونیکی، این امر از همیشه حیاتی تر می شود.
نرم افزارهای اتوماسیون اداری بطور کلی باعث افزایش بهره وری کلی مجموعه ها می شوند. یکی از بزرگترین هدایای استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری؛ این است که می توان کارها، مکاتبات، وظایف و پروژه ها را بارها و بارها و با حداقل تلاش و حداکثر دقت انجام داد. موفقیت پایدار در تجارت به توسعه و اجرای یک استراتژی برتر بستگی دارد. حفظ مزیت رقابتی خود، مستلزم آن است که شما دائماً آن استراتژی را رصد، ارزیابی و اصلاح کنید ... و البته همه اینها به دسترسی اطلاعاتی به موقع و دقیق در کسب و کار وابسته هستند.
همانطور که میدانیم انجام کارها بصورت دستی زمان بر هستند. این کارها عموما باید به صورت خطی توسط انسانهایی انجام شوند که مستعد خطا هستند و معمولا قادر به انجام مداوم امور در بالاترین استانداردها نیستند. یک نرم افزار اتوماسیون اداری تعداد کارهایی را که شما و کارمندانتان در صورت عدم استفاده از نرم افزار نیاز به انجام دستی دارند کاهش می دهد. این کار وقت شما را برای کار کردن در مورد مواردی که ارزش واقعی کسب و کار را اضافه می کنند و به شما امکان می دهد تا ابتکاری تر باشید آزادتر می کند و همچنین سطح انگیزه کارکنان سازمان یا شرکت را افزایش خواهد داد. اتوماسیونی و نرم افزاری کردن امور همچنین به شما امکان می دهد تا در همان زمان کار بیشتری انجام دهید و بهره وری را تا حد زیادی افزایش دهید. قابلیت اطمینان اتوماسیون های اداری تضمین می کند که فرایندهای ضروری برای اداره شرکت ها در تمامی اوقات و شرایط مطابق قانون و فرآیندهای درون سازمانی اجرا شوند.
البته در کنار تمامی مواردی که در بالا به عنوان مزیت های استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون سازمانی ذکر شد ، این نکته بسیار مهم را نیز می بایست در نظر داشته باشیم : استفاده از سیستمهای اطلاعاتی و خصوصا اتوماسیون های اداری که مستقیما با مکاتبات و مراودات درون و برون سازمانی مرتبط هستند تا حد فزاینده ایی استفاده از کاغذ را کاهش داده و آنرا غیر ضروری می نماید. کاغذ کمتر یعنی درختان بیشتر! این عبارت گرچه شعاری به نظر میرسد اما در عین حال یک واقعیت محض و کتمان ناپذیر نیز هست.
مجموعه مواردی که در بالا ذکر گردید، باعث شده است که آرام آرام استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری فراگیرتر از گذشته و حتی الزامی گردند. اشتباه رایجی که در این خصوص وجود دارد این است که شرکتها و کسب و کارهای کوچک کمتر رغبتی به استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری نشان میدهند. لیکن همانطور که در بالا نیز ذکر گردید، مزایای استفاده از آن به قدری زیاد است که فرقی نخواهد کرد مجموعه شما در چه اندازه ایی از کسب و کار قرار دارد یا چند نفر پرسنل در آن مشغول به کار هستند. به هر حال مزیتهای پیدا و پنهانی که شرح بخشی از آنها رفت ؛ در هر اندازه ایی از کسب و کار شما در نهایت سودمند خواهد بود.
نوشته : علی خسروشاهی،واحد مدیریت مهفا