نگاهی به اهمیت نرم افزار خزانه داری
در یک بسته نرم افزاری از سیستمهای یکپارچه سازمانی، نرم افزارهایی وجود دارند که کمتر مورد اهمیت قرار می گیرند و کمتر به آنها و اهمیت آنها پرداخته میشود. برخی از این نرم افزارها بسته به ابعاد شرکت یا سازمان از چرخه نرم افزاری حذف می گردند چون حجم مسائل سیستماتیک روزمره یک سازمان وجود آنها را الزامی نمی کند. همانند نرم افزار اموال و استهلاکات که در سازمانهای با حجم کمتر دارائی ثابت و تعداد کمتر کارمندان لزومی به استفاده از آنها احساس نمیشود. هر چند از دیدگاه یک استاندارد ثابت برای نرم افزاری کردن فرآیندها حتی وجود چنین زیر سیستمهایی نیز اهمیت خاص خود را دارد و عدم وجود آنها ممکن است باعث بروز حفره هایی هر چند کوچک گردد ، لیکن بحث ما در حال حاضر مربوط به نرم افزارهایی است که دارای اهمیت فوق العاده بوده اما از نظر نگارنده این نوشتار نقش پنهان در چرخه های سازمانی و مالی دارند و فقط وقتی واقعا جای خالی آنها حس میشود که وجود نداشته باشند. یکی از این زیر سیستمها بدون شک زیر سیستم خزانه داری است که بنظر می رسد در مقایسه با نرم افزارهای حسابداری ، انبار یا فروش همچنان کمی مهجور مانده است.
نگاه و رفتاری که باعث بوجود آمدن شرایط ذکر شده در بالا شده است ؛ این است که ما احتیاجی به زیر سیستم خزانه داری نخواهیم داشت زیرا تراکنش ها و اتفاقات مالی را به تمامی بصورت دستی در سیستم حسابداری ثبت خواهیم کرد. این نگاه البته که غلط نیست اما به نظر میرسد غیر کارشناسی و غیر حرفه ایی باشد. دلایل این ادعا را در چند نکته کوتاه در زیر بصورت خلاصه ذکر میکنیم :
- نرم افزار خزانه داری فقط برای ثبت دریافت یا پرداخت به طرف حساب ما نیست ، تقریبا تمامی سیستمهای خزانه داری موجود امکان مدیریت بر روی بانک ها، دسته چک ها ، صندوق ها و تنخواه گردانها را نیز کم و بیش فراهم میکنند. بدیهی است کنترل و مدیریت این موارد در زیر سیستم حسابداری مالی امکان پذیر نیست.
- نرم افزار خزانه داری علاوه بر امکانات کلی ذکر شده در مورد قبلی ، میبایست سوابق تراکنش ها از شروع تا پایان را در خود ذخیره و مدیریت کند. فرض کنید یک برگه چک بابت موضوعی به شخصی دیگر پرداخت کرده یا از وی دریافت داشته ایید. آیا این تمامی چیزی است که ممکن است اتفاق بیافتد؟ عودت سند ، برگشت سند، خرج سند به دیگری، نقد کردن سند و واریز به حساب یا صندوقی دیگر و ... نیز شرایطی هستند که ممکن است پدید آید. بهترین نرم افزار خزانه داری نرم افزاری است که تمامی وضعیت های مربوط با اسناد را در خود ذخیره کرده و در نهایت با استفاده از آنها مدیریت بهتری نسبت به نقدینگی ها و مشکلات احتمالی بعدی فراهم کند.
- نرم افزار خزانه داری می بایست دارای ارتباط مستقیم با "زیر سیستم حسابداری مالی" باشد. تمامی اسناد پرداختنی و دریافتنی، تنخواه گردان، انتقالی بین حسابها، تسهیلات بانکی و ... باید و حتما به ازای هر وضعیت آنها سند متناظر در نرم افزار حسابداری داشته باشند. این ثبت به عنوان مثال در "نرم افزار خزانه داری مهفا" بصورت اتوماتیک و با تائید کاربر مربوطه صادر میگردد. پس علاوه بر سهولت ثبت در سیستم حسابداری ، یک مرحله دیگر نیز جهت کنترل و نظارت اسناد خزانه داری پدید می آید که خود میتواند جلوگیری کننده از خطاهای انسانی احتمالی باشد.
نوشته : علی خسروشاهی،واحد مدیریت مهفا